最近タスク管理についての記事を読んでいますので(こういうのです→一からGTPのシステムを作る手順)、日本語学校時代のタスク管理について私も書き記したいと思います。デジタルツールが苦手な人にもできるものです。

日本語学校に常勤で勤めていた頃は、とても忙しかったです。
自分の授業の準備に加えて、学校で共有の教材作成、テスト作成、 学校行事の準備、来客対応、非常勤講師との打ち合わせ…。
とにかく「しなければならないこと」に追われがちでしたが、土日にきちんと休めるのが救いでした。
企業でいう「上司」に当たる人がおらず、自分の裁量で仕事を調整していく仕事でしたので、やり忘れを防ぐのは絶対でした。

そのころに使っていたツールは二つ。
  • ほぼ日手帳 →時間管理
  • 紙のメモ →To do管理
ほぼ日手帳は1日1ページ24時間管理という手帳ですので、時間管理をするのに適しています。
仕事もプライベートも全てそこに入れていました。
今でも続けているプライベートレッスンのスケジューリングは、この手帳がなかったらうまくいかなかったと思います。空いている時間が一目でわかるように、動かせない時間をどんどんそこに書き入れていくのです。
日本語学校に関して言えば、4月には翌年3月までの時間が埋まっているので、とりあえずその時間帯を確保します。
それから毎日することのリストを、私は毎朝作っていました。朝の数分はこのための時間に充てていました。
学校にはコピーした余りの紙が大量にありますので、それをA6サイズに切り、クリップで留めます。
そしてそこに「今日すること」を書いていくのです。そしてそこには「今日じゃなくてもいいけれど、すること」も書きます。
2014-05-28-13-50-11

時間が決まっている来客は時間も記入します。時間がかかりそうなテスト作成はおおよその時間も書き入れておきます。
動かしようのない授業については記入しません。わかっていますから。
さあ、1日が始まったら、その日のリストを見ながら行動すればいいだけです。「重要なこと」「すぐできること」と優先順位を付けることも大切です。
動きながら新しいタスクも出てきますから、それも書き足していきます。今していることがあるなら、それはすぐにはせず、まずリストに書くのです。緊急のことでしたら中断せざるを得ませんが、そういう場合は終わり次第やりかけの仕事に戻れるようにするか、その日はそれで終わりにし、翌日持ち越しにするか判断します。
そして、タスクは終わったら線を引いて消していきます。
これは結構大切なことです。やったという充実感に繋がりますから。
その日にできなかったものは、翌日分として次の紙に記入します。明日の自分に託すのです。
1日を終えるときに「これができなかった」と思いながら帰るのではなく、「今日の分は終わった」と感じることが大切なのだと思います。

現在私はこれらの過程を全てiPhoneで行っていますが、手で書くことはとても有効だと感じています。デスクの片隅に置いておくことで 嫌でも目に入ります。そしてそれを“攻略”していくのはゲームのようで少し快感だったりします。